Forfatter: Jonas Thomsen

Referat af ordinær generalforsamling 2026

20260415 – Referat generalforsamling 2026 – underskrevet

Referat Generalforsamling Grundejerforeningen Østergaardsparken den 11. marts 2026
Ref: Jesper Frederiksen
Fremmødte 28 personer. Mulige stemmer 40 stk.

  1. Valg af dirigent
    Birgit Madsen blev valgt.
    Generalforsamlingen er indkaldt rettidig.
  2. Bestyrelsens beretning
    Formanden fremlagde bestyrelsens beretning.
    Beretningen blev godkendt.
  3. Indkomne forslag:
    • a) Forslag omkring reetablering af asfalt og huller på vendepladser.
      Beslutningen blev at bestyrelsen bemyndiges til at foretage de nødvendige investeringer med op til kr. 150.000.
      Enstemmigt vedtaget
    • b) Forslag omkring snerydning af fortove:
      Beslutningen blev at fortove kommer med i snerydningen.
      Det blev bemærket at der i rydningen af vendepladser er steder der ikke bliver ryddet. Dette er dog ikke den generelle oplevelse. Derfor blev det aftalt at bestyrelsen kontakter entreprenør hvis det ikke retter sig alle steder ved næste snefald.
      Beslutningen blev enstemmigt vedtaget.
    • c) Forslag omkring genopretning af hjørner
      Forslaget blev vurderet som almindelige vedligehold og derfor noget bestyrelsen tager sig af.
    • d) Forslag om beskæring af hegn mellem vores grundejerforening og Skovby Nygaard
      Beslutningen blev at bestyrelsen bemyndiges til at beskære og løbende vedligeholde hegnet med passende interval og at udgiften indarbejdes i fremtidige budgetter.
      Det bemærkes at der skal ske opsamling af afklip så stien kan holdes.
      Det bemærkes også at beslutningen er afhængig af godkendelse fra Skovby Nygaard
      26 stk stemte for, 12 stemte imod.
    • e) Forslag om at fjerne plantekasser på stier
      Imod fjernelse 26 stk. For fjernelse 3 stk.
      Da beslutningen blev at plantekasser bliver
      Det bemærkes at gartneren sørger for at holde beplantning i kummerne.
  4. Regnskab og budget / herunder fastsættelse af kontingent
    • Regnskab blev gennemgået og godkendt uden bemærkninger
    • Budget blev gennemgået og godkendt med følgende bemærkninger:
      Det bemærkes at der både er afsat midler til vedligeholdelse af brønd samt at der står kr. 100.000 på kloak konto. Således der samlet pr. år er kr. 125.000 til vedligeholdelse af kloak.
  5. Valg af bestyrelse
    • a) Formand
      Jonas Thomsen modtager genvalg
      Jonas Thomsen blev valgt
    • b) 3 menige medlemmer
      • Jens Ole Hegelund og Line Bjørnskov modtager genvalg
      • Jens Ole Hegelund blev genvalgt.
      • Line Bjørnskov blev genvalgt.
      • Tekla Lund Jessen blev valgt.
    • c) 2 suppleanter
      • Gitte Hager, Hvedevej 30
      • Jesper Frederiksen, Havrevej 22a
  6. Valg af revisor
    • Revisor for 2 år
      Birgit Madsen blev genvalgt.
    • Revisorsuppleant for 1 år
      Der kunne blandt de fremmødte ikke findes en revisorsuppleant.
  7. Valg til eventuelle underudvalg
    Der var fra generalforsamlingens side ikke ønske om at oprette eller vedligeholde underudvalg. Ingen meldte sig.
  8. Eventuelt
    Der opleves høje hastigheder på stikvejene og det henstilles til at man holder farten nede.

Bestyrelsens beretning 2026

20260311 Bestyrelsens beretning 2026 – underskrevet


2025 har været et roligt år i vores grundejerforening. Der har ikke været de store sager oppe og de der har været, har været håndterbare. Jeg tror at I er gode til at tale sammen og løse det der er, tak for det.

Bestyrelsen: For 25 år siden indtrådte Jens Ole i bestyrelsen for grundejerforeningen og har været en del af denne i alle 25 år, herunder også 8 år som formand. Der skal lyde en stor tak for hans arbejde for foreningen i alle årene og jeg håber bestemt også han vil være med et stykke tid endnu.

Jesper Arbo Frederiksen har valgt at trække sig fra bestyrelsen i år. Der skal også lyde en stor tak til ham for hans indsats gennem årene.

Vintervedligeholdelse: 2025 begyndte med mange dage, hvor der skulle saltes på stier og vendepladser. Året sluttede også med en rigtig vinter, så omkostningerne til vintervedligehold har været i den høje ende. Prisen er endt på 51.125 kr. hvilket svarer til 461 kr. pr. parcel eller ca. 20% over gennemsnittet siden 2010.

Rydning af stier har fungeret godt og de har været ude tidligt, ofte tidligere end på vendepladserne.

Gartner: Vi har været godt tilfredse med Havejyden og vi fortsætter samarbejdet i 2026.

Legeplads: Der er ikke foretaget andet end inspektion og mindre vedligehold af legepladsen i 2025.  

Boldbane: Renoveringen af boldbanen blev håndteret af Havejyden i 2025. Plænen blev jævnet og der er en tydelig forbedringen ift. før. Arbejdet blev også udført billigere end oprindeligt planlagt.  

Ekstern bogholder: Vi har brugt PWC som bogholder siden 2021 og vi har været godt tilfreds med samarbejdet og det fortsætter i 2026. Som noget nyt, opkræver de nu betaling for licens til det software, som de bogfører vores regnskab i.

Fællesarrangementer: Der blev ikkeholdt sommerfest i 2025 pga. manglende tilslutning året før. Såfremt dette skal genoptages, har vi brug for friske kræfter.

Vendepladser: Der har ikke været foretaget reparationer på disse i 2025. Vi er stadig ikke i kommunens planer for kloakseparering, så der er heller ikke sket noget ift. ny belægning på vendepladserne.  

Skovby Nygård området: Der er ikke noget nybyggeri i gang i dette område, om der kommer noget i år vides ikke på nuværende tidspunkt.

Påmindelser: Som sædvanlig vil jeg slutte med følgende påmindelser:

  • Hunde skal føres i snor i området, legeplads, boldbane og græsfortove er ikke til hundetoilet.
  • Vendepladserne må ikke anvendes til fast parkering af bil, campingvogn eller trailer.
  • Vendepladserne må ikke anvendes til opmagasinering af brænde m.m.
  • Ansvar for renholdning, snerydning og saltning på stierne ligger hos de enkelte parceller, medmindre generalforsamlingen beslutter at fortsætte ordningen, hvor vi fælles betaler for rydningen.
  • Hække der er ud mod stier og fortove skal klippes mindst en gang årligt og de må ikke vokse ud over skel.
  • Nedfald fra træer m.m. over stier skal fjernes af ejeren af disse.
  • Knallertkørsel er ikke tilladt på vores stisystemer.

Til slut vil jeg gerne takke bestyrelsen og områdets beboere for et godt samarbejde i 2025.

Indkaldelse til ordinær generalforsamling 2026

Der afholdes ordinær generalforsamling onsdag den 11. marts 2026 kl. 19:30 på Høver Kro i “Jagtstuen”. Den formelle indkaldelse kan ses herunder.

Generalforsamling 2026 indkaldelse

Indkomne forslag:

  1. Jeg har et forslag omkring at få mere asfalt på de lapper der er efter der er gravet fjernvarme ind til diverse huse for efterhånden mange år siden. Der ligger meget vand i de opgravning når der kommer vand for oven og de få Læs asfalt der blev pyntet med for nogen år siden batter ingenting i forhold til de opgravning, som er sunket for og mangler opfyldning. Jeg håber i vil prioritere det så vi kan få lagt noget asfalt ud og få gjort vores vendepladser pæne igen og ikke mindst så der ikke er store vandpytter.
    Martin Just, Hvedevej 42 
  2. Vi vil gerne foreslå at snerydningen også kommer til at omfatte fortovene i området. Det vil stille alle grundejere lige, og vi betaler jo alle det samme i kontingent. Det ville også løse problemerne med manglende rydning, som vi ofte oplever.
    Elsebeth og Helge Jørgensen Rugvej 17
  3. Vi vil gerne foreslå at der lægges et tykkere lag granitskærver på vores hjørner i området. Det nuværende lag er langtfra nok til at holde ukrudt væk, og sidste år var det rigtig slemt.
    Elsebeth og Helge Jørgensen Rugvej 17
  4. Hegnet mod Skovby (Vester Nygård) bør efter vores mening beskæres til en mere rimelig højde end de 6-8 meter det er vokset op i, Jeg er klar over hegnet ikke er vores og grundejerforeningen ved Vester Nygaard formodentlig ikke har interesse i at stå for en beskæring da de ikke på nogen måde mærker konsekvenserne og manglende lys i deres huse og haver . Mit forslag er der aftales en beskæring delvist betalt af vores grundejerforening og delvis af deres grundejerforening. Forslaget har været stillet tidligere år men ikke noget resultat endnu.  Synes det virker grotesk at det fra den ene part kan negligeres i årevis. Alternativt må vi overveje et hegnssyn håber dog ikke det skal tages så langt. 
    Klaus & Maj Nybro, Rugvej 32
    Lars og Helle, Hvedevej 25
    Martin og Ninna, Hvedevej 27
  5. Fjerne metalkummer på stierne og istedet sætte knallert forbudt skilte op. Som beskrevet i deklarationen for Rugvej ,Hvedevej og Havrevej må stierne kun benyttes til cyklende og gående trafik . 
    1) Kummerne hindrer helt almindelige beboere med ladcykler eller cykelanhængere i at komme rundt (knallerter kører stadig uanset kummer, hvordan skal de vide det når der ikke er skiltet).
    2) Kummerne hindrer snerydning og besværliggør arbejdet  med eksempelvis hæk klipning for dem der har hæk på den anden side af kummerne.
    3) Skal regelmæssigt tømmes for “hundeposer” og tomme dåser/flasker.
    4) Sikkerhed , de har skarpe kanter/hjørne, vælter man på cykel ind i kummerne risikerer man noget langt værre end blå mærker.
    Klaus & Maj Nybro, Rugvej 32
    Henrik og Jeanett, Rugvej 36

Referat af bestyrelsesmøde den 2. februar 2025

Grundejerforenings bestyrelsesmøde d 2-2-25

Tilstede: Jonas, Morten, Line, Jens Ole, Tina og Jesper

  1. Godkendelses af ref. fra sidst
    • Godkendt.
  2. Regnskab
    • Vi rykker PWC for en dato for regnskab og undersøger om der er mulighed for at finde et godt lokalt bogholderfirma der lidt bedre kan varetage vores behov for faste kontaktpersoner.
  3. Generalforsamling
    • Hvem er på valg?
      • Næstformand og kasser.
      • Tina genopstiller.
      • Morten genopstiller.
      • Der skal vælges revisor og suppleant
      • Bestyrelsen stiller forslag om permanent ordning med rydning af både vendepladser og stier. Samt at bestyrelsen får mandat til løbende at justere ordningen.
      • Vi tager fat i Michael der var ordstyrer sidste år, for at hører om han vil være det igen.
    • Datoen bliver: 31/3-25
    • Dagsorden skal omdeles senest 16/3-25
    • Line omdeler.
    • Husk forslag skal stilles til formanden mindst 8 dage før dagsorden.
  4. Vintervedligehold
    • Der er indkommet en del kommentarer på den enkelte snerydning vi har haft i denne vinterperiode. Bl.a. bliver der skrabet noget sne ind foran indkørslerne. Efter generalforsamlingen tager vi kontakt til EMJ-SSS for lige at høre om det kan gøres lidt anderledes.
    • Vi forventer at der vil komme enten forslag omkring emnet eller god debat til vores forslag.
  5. Boldbane
    • Der er begået fejl i bestilling af entreprenør til at plane boldbanen ud. Der indhentes nyt tilbud.
  6. Legeplads
    • Vi er lidt usikre på om der har været tjek af legepladsen i år. Tina undersøger og følger op.
  7. Næste møde
    • 2/3-25 kl. 19.00 Stedet tilgår.
  8. Evt.
    • Der blev drøftet lidt af hvert.

Referat af ordinær generalforsamling 2025

20250504 – Referat generalforsamling 2025 – underskrevet

Referat Generalforsamling d. 31-03-25

Referent: Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a.
38 fremmødte inkl. bestyrelse.

  1. Valg af dirigent
    Beslutningen blev:
    Michael Jensen blev valgt som dirigent. Og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt på trods af at regnskab ikke var udsendt rettidigt.
  2. Bestyrelsens beretning
    Beslutningen blev:
    Formanden fremlagde bestyrelsens beretning.
    Beretningen blev godkendt med følgende kommentarer:
    Der opleves at vintervedligehold ikke er af en kvalitet som tidligere år. Bestyrelsen tager det med videre til entreprenøren.
    Der ønskes opmærksomhed på hækklipning efter reglerne.
    Der var ros til vintervedligehold af stierne. De var godt ryddet i år.
  3. Indkomne forslag:
    • Evaluering og evt. gentagelse af snerydning på stierne.
      Axel Bøg Andersen, Hvedevej 8
      Beslutning blev: At punktet lægges sammen med punkt b.
    • Fortsat vinterrydning af stierne.
      Bestyrelsen foreslår at fortsætte den forsøgsordning der har kørt i 2024 ved at få stierne ryddet for sne, af den samme leverandør som rydder vendepladserne.
      Det foreslås endvidere, at ordningen fortsættes permanent, så den ikke skal til eksplicit godkendelse hver år.
      Jonas Thomsen, formand, Hvedevej 13
      Beslutningen blev: At forslaget sammenlagt med forsalg a blev godkendt enstemmigt.
    • Vi ser os nødsaget til igen at stille forslag i sin helhed som i 2020 – altså beskæring af hegn men også en vedligeholdelsesplan. 
      Forslaget blev taget med i referat 2020 og blev efterfølgende også beskåret- vi ryddede selv op. nu kan vi så konstatere, at der stadig ikke er en vedligeholdelsesplan her 5 år efter, og at det er nødvendigt, at vi igen stiller forslag – vi ønsker en plan, hvor der som i det øvrige kvarter tages hensyn til os der bor mod hegnet. For at forstå problematikken, ønsker vi også indsigt i, hvem der ordnede hegnet sidste gang, siden det nu igen er vokset til helt uhensigtsmæssig højde. 
      Helle og Lars Rud Andersen, Hvedevej 25
      Beslutningen blev: At der tages kontakt til grundejerforeningen i Skovby Nygaard omkring beskæring af hegnet til et lavere niveau og om der kan laves en længerevarende plan omkring pleje heraf.
  1. Regnskab og budget / herunder fastsættelse af kontingent
    Beslutningen blev: Regnskab blev godkendt. Kontingent blev fastsat på nuværende niveau. Budget blev godkendt.
  2. Valg af bestyrelse
    • Næstformand
      Tina blev genvalgt
    • Kasserer
      Morten blev genvalgt
    • 2 Suppleanter:
      1. Gitte, Hvedevej 30
      2. Rasmus, Havrevej 14
  3. Valg af revisor
    • Revisor for 2 år
      Rene Stampe Degn, Havrevej 4 blev valgt.
    • Revisor suppleant for 1 år
      Michael Jensen, Hvedevej 22 blev valgt.
       
  4. Valg til eventuelle underudvalg
    Beslutningen blev:
    Festudvalget holder pause i år.
    Legepladsudvalget: Rasmus, Havrevej 14
  5. Eventuelt
    Der opleves at planter ved hjørner ved vendepladser godt kan tåle lidt opmærksomhed. Der opfordres til at kontakte bestyrelsen hvis man vil have gartneren til at kigge på noget i foreningen.

Bestyrelsens beretning 2025

20250504 – Bestyrelsens beretning 2025 – underskrevet


2024 har været et roligt år i vores grundejerforening. Der har ikke været de store sager oppe og de der har været, har været håndterbare.

Vintervedligeholdelse: 2024 begyndte med en voldsom mængde sne, som gjorde al trafik i Østjylland ganske udfordret – og også hos os. Det forsvandt dog hurtigt igen. Resten af året har været mere normalt. Vi har også udvidet snerydning til at inkludere stierne, men alligevel er omkostningen kun endt på 32.720 kr., hvilket svarer til 295 kr. pr. parcel. Dette gør 2024 til et gennemsnitligt år.

Gartner: Vi har været godt tilfredse med Havejyden og vi fortsætter samarbejdet i 2025.

Legeplads: Gyngestativet er blevet udskiftet og der er foretaget mindre vedligehold på de resterende redskaber.

Boldbane: Renoveringen af boldbanen kom ikke i gang i 2024 pga. en misforståelse. Vi håber at kunne have den forbedret inden sommerferien 2025. Arbejdet bliver udført af en anden leverandør og til en billigere pris end tidligere udmeldt.

Ekstern bogholder: Vi har brugt PWC som bogholder siden 2021 og vi har været godt tilfreds med samarbejdet. I 2024 foretog de en række udskiftninger af personerne, som vi samarbejder med, hvilket at gjort at der har manglet adgange til Betalingsservice og bank i flere perioder. Dette har resulteret i, at der ikke er blevet rykket for manglende betalinger fra 2. halvår 2023, som har resulteret i at vi har været nødt til at afskrive et tab på 6.000 kr. på disse. Bestyrelsen vurderer ikke, at vi kontraktligt kan kræve dette tab dækket af PWC, men vi har stadig en dialog kørende med dem. Problemerne er løst og vi forsætter samarbejdet i 2025.

Revision af regnskab: Hans Lindemann har været involveret i vores grundejerforening i en menneskealder. Hans og hustru Karen har solgt deres hus og er fraflyttet området, hvor de har boet siden 1977. Hans har været revisor i grundejerforeningen i 40 år og det regnskab, der præsenteres i dag, er dermed det 40. Hans har underskrevet. Der skal lyde en stor tak fra bestyrelsen for samarbejdet gennem de mange år.

Fællesarrangementer: Der blevholdt sommerfest igen, som desværre ikke var så velbesøgt, som de tidligere år. Vejret var heller ikke med os, da festen blev ramt af et stort skybrud. Dem der var der, virkede til at have en hyggelig aften og flere fik lært deres naboer bedre at kende.

Festudvalget har valgt at ikke afholde sommerfest i 2025, men håber at kunne være klar med en fest i 2026.

Vendepladser: Der har ikke været foretaget reparationer på disse i 2024.  

Skovby Nygård området: Der er ikke noget nybyggeri i gang i dette område, om der kommer noget i år vides ikke på nuværende tidspunkt.

Påmindelser: Som sædvanlig vil jeg slutte med følgende påmindelser:

  • Hunde skal føres i snor i området, legeplads, boldbane og græsfortove er ikke til hundetoilet.
  • Vendepladserne må ikke anvendes til fast parkering af bil, campingvogn eller trailer.
  • Vendepladserne må ikke anvendes til opmagasinering af brænde m.m.
  • Ansvar for renholdning, snerydning og saltning på stierne ligger hos de enkelte parceller, medmindre generalforsamlingen beslutter at fortsætte ordningen, hvor vi fælles betaler for rydningen.
  • Hække der er ud mod stier og fortove skal klippes mindst en gang årligt og de må ikke vokse ud over skel.
  • Nedfald fra træer m.m. over stier skal fjernes af ejeren af disse.
  • Knallertkørsel er ikke tilladt på vores stisystemer.

Til slut vil jeg gerne takke bestyrelsen og områdets beboere for et godt samarbejde i 2024.

Indkaldelse til ordinær generalforsamling 2025

Der afholdes ordinær generalforsamling mandag den 31. marts 2025 på Høver Kro i “Jagtstuen”. Den formelle indkaldelse kan ses herunder.

Generalforsamling 2025 indkaldelse


Indkomne forslag:

  1. Evaluering og evt. gentegnelse af snerydning på stierne.
    Axel Bøg Andersen, Hvedevej 8
  2. Fortsat vinterrydning af stierne
    Bestyrelsen foreslår at fortsætte den forsøgsordning der har kørt i 2024 ved at få stierne ryddet for sne, af den samme leverandør som rydder vendepladserne.
    Det foreslås endvidere, at ordningen fortsættes permanent, så den ikke skal til eksplicit godkendelse hver år.
    Jonas Thomsen, formand, Hvedevej 13
  3. Vi ser os nødsaget til igen at stille forslag i sin helhed som i 2020 – altså beskæring af hegn men også en vedligeholdelsesplan. 
    Forslaget blev taget med i referat 2020 og blev efterfølgende også beskåret- vi ryddede selv op. nu kan vi så konstatere, at der stadig ikke er en vedligeholdelsesplan her 5 år efter, og at det er nødvendigt, at vi igen stiller forslag – vi ønsker en plan, hvor der som i det øvrige kvarter tages hensyn til os der bor mod hegnet. For at forstå problematikken, ønsker vi også indsigt i, hvem der ordnede hegnet sidste gang, siden det nu igen er vokset til helt uhensigtsmæssig højde. 
    Den fulde korrespondance med forslagsstiller kan ses i linket herunder.
    Helle og Lars Rud Andersen, Hvedevej 25
Generalforsamling 2025 – forslag 3