Kategori: Referater

Referat Generalforsamling d. 18-03-24

Referent: Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a.
49 fremmødte inkl. bestyrelse.

1. Valg af dirigent
   Beslutningen blev:
   Michael Jensen blev valgt som dirigent. Og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt.
   
2. Bestyrelsens beretning
   Beslutningen blev:
   Formanden fremlagde bestyrelsens beretning.
   Beretningen blev godkendt med følgende kommentarer:
   Der blev stillede undrende spørgsmål til snerydningen. Bl.a. til at der opleves at der ryddes sne kl. 05 søndag morgen. Formanden fremviste en graf over prisen vi har givet for snerydning gennem de sidste 14 år. Grafen viser, at hvis vi skal have bedre snerydning skal vi betale mere for det.
   Der var flere kommentarer til hvordan der blev ryddet sne. Især at der bliver lavet dynger af sne foran indkørsler.
   Der blev også stillet spørgsmål til det nedskrevet beløb afsat til asfalt på sidste generalforsamling. Grunden til det at det blev billigere var at tilbuddet afgivet var for dyrt da man gennemgik området lidt mere grundigt.
   
3. Indkomne forslag:
   Forslag 1 – snerydning af stierne
   
   Forslag 1a: Grundejerforeningen betaler snerydning af stierne og dette udføres af EMJ & SSS som allerede varetager snerydning og saltning af vendepladserne. Der er modtaget et tilbud på kr. 1.125 inkl. moms pr. gang for snerydning og saltning. Der vil kun blive ryddet når der er sne.
   Forslag er stillet af Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a
   
   Beslutningen blev:
   At bestyrelsen tager imod tilbuddet for et år ad gangen og at der ikke saltes efter rydning pga.  sårbare hække og beplantning. Der undersøges om det er muligt at gruse i stedet og at der ved rydning ikke kastes for meget sne op ad hække.
   Ved afstemning blev afgivet 40 stemmer for og 36 imod og 2 blanke.
   
   Forslag 1b: Grundejerforeningen indkøber minitraktor med sneplov og saltspreder, som foreningens medlemmer i fællesskab finder en plan for, hvem der betjener. Købspris jf. tilbud er på kr. 236.250. Hertil kommer der et ukendt budget til salt, brændstof og service/vedligehold.
   Forslag er stillet af Jonas Thomsen, Hvedevej 13
   
   Beslutningen blev:
   At forslaget bortfalder.
   
   Forsalg 2 – flytning af blomsterchikaner på stierne
   
   Vi foreslår at de der blomsterchikaner på stierne flyttes så der kommer mere plads imellem – især dem mellem Rugvej og Hvedevej helt nede i bunden over mod Skovby Nygaard. De står for tæt så man næsten ikke kan komme rundt uden at ramme dem på cykel. Derudover forslår vi at beplantningen ændres til løgplanter, lyng eller timian for om sommeren kan man ikke gå og cykle forbi uden at blive ramt af marehalmen og de skærer.
   Forslag er stillet af Henrik og Jeannett, Rugvej 36
   
   Beslutningen blev:
   At forslaget deles op i to dele. Det ene om at øge afstanden mellem kummerne og det andet i forhold til beplantningen.
   Ved afstemning om at øge afstand blev afgivet 55 stemmer for.
   Ved afstemning om at ændre beplantningen blev afgivet 10 stemmer for og 30 imod og resten blanke.
   
4. Regnskab og budget / herunder fastsættelse af kontingent
   Beslutningen blev:
   Regnskab for 2023 blev godkendt med bemærkning om der beholdes 100.000,- som frie reserver. Budget for 2024 blev godkendt med flertal. Ingen stemte imod.
   Bestyrelsen har budgetteret med samme kontingent som tidligere. Kontingentet fastholdes på nuværende niveau.
   
5. Valg af bestyrelse
   Formand:
   Jonas blev valgt
   Næstformand:
   Tina blev valgt
   Bestyrelsesmedlemmer:
   Jesper, Jens Ole og Line blev valgt
   Suppleanter:
   Jannie og Allan Søgaard (Rugvej 1)
   
6. Valg af revisor
   Revisor for 2 år:
   Birgit blev genvalgt
   Revisor suppleant for 1 år:
   Lisbeth Nielsen (Havrevej 3)
   
7. Valg til eventuelle underudvalg
   Beslutningen blev:
   Legepladsudvalget blev udvidet med Rasmus (Havrevej 14) og Peter (Havrevej 16)
   Festudvalget blev udvidet med Karina (Havrevej 16)
   
8. Eventuelt
   Mekanikeren over for Rugvej bruger grundejerforeningens veje og pladser. Vi prøver lige at kontakte ham for at se om det ikke bliver bedre. Ellers opfordres det til selv at kontakte ham når man oplever problemer med parkerede biler i området.

Referat Generalforsamling d. 30-03-23
Referent: Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a.
36 fremmødte incl. bestyrelse.

1. Valg af dirigent
   Beslutningen blev:
   Janne blev valgt som dirigent. Og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt.
2. Bestyrelsens beretning
   Beslutningen blev:
   Formanden fremlagde bestyrelsens beretning.
   Beretningen blev godkendt med følgende kommentarer:
   Der blev fremsat ønske om markering af forpligtelserne omkring snerydning hos de enkelte parceller. Der vedlægges en seddel fra bestyrelsen ved omdeling af referat, beretning og regnskab.
   Beretningen blev godkendt.
    
3. Indkomne forslag:

Forslag 1:
Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a
Genetablering af græs på fodboldbane, 40.000,-

Græsset på fodboldbanen er så ujævnt, at det besværliggør træning og spil. Derfor søges der midler til at forbedre tilstanden. Som tillæg er der undersøgt mulighed for ny anlæggelse af underlag og græs, men dette er en for dyr løsning. Derfor arbejdes der på at tilføje muld og så græs.         

Beslutningen blev:
Ved afstemning blev afgivet 38 stemmer for og 6 imod.

Forslag 2:
Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a
Indkøb af enkelte træningsstativer til udendørs træning ved fodboldbanen, 40.000,-
Arealet ved transformatorstation mellem sti og trådhegn, kan bruges til enkelte udendørs træningsmaskiner. Det forslås at indkøbe enkelte stativer/maskiner til fri benyttelse under udendørs træning eller efter f.eks. løb.
Beslutningen blev:

Forslaget blev trukket af forslagsstiller efter en lille debat.

Forslag 3:
Henrik Piihl, Hvedevej 56
Først har jeg et spørgsmål til fremtidige investeringer, det fremgår ikke af indkaldelsen om der er budgetteret med udgifter i forhold til asfalt eller flisebelægning på vendepladser.

Hvilke udgifter er der budgetteret med i forhold til vendepladser?

Forslag, til punkt 4 fastsættelse af kontingent:

a) Hvis der ikke er budgetteret med udgifter ud over vedligehold, foreslår jeg at kontingentet halveres indtil der er tidsplan og buget for udgifter.
b) Hvis der ikke er en udførlig tidsplan og budget for arbejde der skal udføres på vendepladser, skal kontingentet reduceres så det afspejler de faktiske udgifter i foreningen.

Begrundelsen for forslagene er at det er en grundejerforening og kontingentet skal fastsættes ud fra udgifter eller budgetterede udgifter. Ikke en være en pengetank uden et formål.
Beslutningen blev:
Der ligger en plan om forbedring af vendepladserne vedtaget af tidligere generalforsamlinger. På grund af prisstigninger går der længere tid inden der er sparet op til den ønskede udbedring. Forslaget sendes derfor videre som ønske til punktet omkring fastsættelses af kontingent. Der var ikke modstand mod dette.

Forslag 4:
Karina Liboriussen, Havrevej 16
Jeg vil gerne belyse vigtigheden af at de pågældende husstande vedligeholder stierne, herunder snerydning, hækklipning, nedfaldsfrugt og ral/Jord, så stierne er farbare.
Som set på Facebooksiden, er der åbenbart forvirring om hvem der skal varetage denne opgave. Og at der bliver diskuteret hvad der gøres, hvis forholdene ikke overholdes, da det er til stor gene for brugerne af stierne.
Beslutningen blev:
Bestyrelsen går efter en høflig henstilling til de grundejere der ikke overholder f.eks. klipning af hække. Opgave ligger ved bestyrelsen. Både kommune og bestyrelse har påtaleret hvis deklarationen fra området ikke overholdes.

Forslag 5:
Martin Just Jensen, Hvedevej 42
I forbindelse med det nært forestående generalforsamling på torsdag d. 30 marts 2023, vil jeg gerne forslå at få lagt asfalt (pulver) på de opgravninger, der har været på diverse stikveje på Havrevej-rugvej- hvedevej. Den asfalt der er lagt i hullerne efter etablering af fjernvarme, er sunket mange steder så står en del vand når det har regnet og det ser heller ikke pænt ud. Håber i vil tage mit forslag op og forhåbentlig bliver det udbedret.
Beslutningen blev:
Der ligger et tilbud på ca. 220.000,- til pletvis udbedring af belægning på vendepladserne. Dette tilbud tages i brug som følge af denne beslutning. Beløbet tages fra belægningskontoen.
36 stemte for 2 stemte imod. 8 valgte ikke at stemme.

4. Regnskab og budget / herunder fastsættelse af kontingent
   Beslutningen blev:
   Regnskab for 2022 blev godkendt uden bemærkninger. Budget for 2023 blev godkendt med stort flertal. Ingen stemte imod.
   Bestyrelsen har budgetteret med samme kontingent som tidligere. Kontingentet fastholdes på nuværende niveau.
   
5. Valg af bestyrelse
   a) Næstformand
   Steen Ottzen blev genvalgt
   b) Kasserer
   Morten Sørensen blev genvalgt
   c) 2 suppleanter
   1. suppleant: Line Bjørnskov, Havrevej 25
   2. suppleant: Jannie Christensen, Havrevej 39
   
6. Valg af revisor
   a) Revisor for 2 år
   Hans Lindemann, Havrevej 13 blev genvalgt
   b) Revisor suppleant for 1 år
   Steffen Damsgaard, Havrevej 23 blev genvalgt
    
7. Valg til eventuelle underudvalg
   Beslutningen blev:
   Janne, Line, Jannie blev valgt til festudvalget. Der er fest d. 19/8
   
8. Eventuelt
   Husk der er bootcamp hver tirsdag efter påske.
   Der opleves at der køres for stærkt på vejene. Hermed en henstilling til at køre forsigtigt i området.