Kategori: Referater

Referat Generalforsamling d. 31-03-25

Referent: Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a.
38 fremmødte inkl. bestyrelse.

1. Valg af dirigent
   Beslutningen blev:
   Michael Jensen blev valgt som dirigent. Og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt på trods af at regnskab ikke var udsendt rettidigt.
   
2. Bestyrelsens beretning
   Beslutningen blev:
   Formanden fremlagde bestyrelsens beretning.
   Beretningen blev godkendt med følgende kommentarer:
   Der opleves at vintervedligehold ikke er af en kvalitet som tidligere år. Bestyrelsen tager det med videre til entreprenøren.
   Der ønskes opmærksomhed på hækklipning efter reglerne.
   Der var ros til vintervedligehold af stierne. De var godt ryddet i år.
   
3. Indkomne forslag:
   • Evaluering og evt. gentagelse af snerydning på stierne.
     Axel Bøg Andersen, Hvedevej 8
     Beslutning blev: At punktet lægges sammen med punkt b.
   • Fortsat vinterrydning af stierne.
     Bestyrelsen foreslår at fortsætte den forsøgsordning der har kørt i 2024 ved at få stierne ryddet for sne, af den samme leverandør som rydder vendepladserne.
     Det foreslås endvidere, at ordningen fortsættes permanent, så den ikke skal til eksplicit godkendelse hver år.
     Jonas Thomsen, formand, Hvedevej 13
     Beslutningen blev: At forslaget sammenlagt med forsalg a blev godkendt enstemmigt.
   • Vi ser os nødsaget til igen at stille forslag i sin helhed som i 2020 – altså beskæring af hegn men også en vedligeholdelsesplan. 
     Forslaget blev taget med i referat 2020 og blev efterfølgende også beskåret- vi ryddede selv op. nu kan vi så konstatere, at der stadig ikke er en vedligeholdelsesplan her 5 år efter, og at det er nødvendigt, at vi igen stiller forslag – vi ønsker en plan, hvor der som i det øvrige kvarter tages hensyn til os der bor mod hegnet. For at forstå problematikken, ønsker vi også indsigt i, hvem der ordnede hegnet sidste gang, siden det nu igen er vokset til helt uhensigtsmæssig højde. 
     Helle og Lars Rud Andersen, Hvedevej 25
     Beslutningen blev: At der tages kontakt til grundejerforeningen i Skovby Nygaard omkring beskæring af hegnet til et lavere niveau og om der kan laves en længerevarende plan omkring pleje heraf.

4. Regnskab og budget / herunder fastsættelse af kontingent
   Beslutningen blev: Regnskab blev godkendt. Kontingent blev fastsat på nuværende niveau. Budget blev godkendt.
   
5. Valg af bestyrelse
   • Næstformand
     Tina blev genvalgt
   • Kasserer
     Morten blev genvalgt
   • 2 Suppleanter:
     1. Gitte, Hvedevej 30
     2. Rasmus, Havrevej 14
     
6. Valg af revisor
   • Revisor for 2 år
     Rene Stampe Degn, Havrevej 4 blev valgt.
   • Revisor suppleant for 1 år
     Michael Jensen, Hvedevej 22 blev valgt.
      
7. Valg til eventuelle underudvalg
   Beslutningen blev:
   Festudvalget holder pause i år.
   Legepladsudvalget: Rasmus, Havrevej 14
   
8. Eventuelt
   Der opleves at planter ved hjørner ved vendepladser godt kan tåle lidt opmærksomhed. Der opfordres til at kontakte bestyrelsen hvis man vil have gartneren til at kigge på noget i foreningen.
   

Tilstede: Jonas, Morten, Line, Jens Ole, Tina og Jesper

1. Godkendelses af ref. fra sidst
   • Godkendt.
2. Boldbane
   • Laves umiddelbart efter sommerfesten. Den spærres af indtil den kan bruges. Det forventes at tage et lille år. Kan bruges til næste sommerfest.
3. Beslutninger: Hvem? Hvordan? Hvor hurtigt?
   • Vi holder lige hinanden op på at svare på mails til hinanden inden for tre dage. Er der en der mener, at der skal holdes møde, indkaldes der til det over facetime eller flytte det til næstkommende bestyrelsesmøde.
4. Trekanter
   • Trekanterne er lidt misvedligeholdte. Vi får gartneren til at kigge på det. Jens Ole snakker med ham.
5. Kort gennemgang af økonomi
   • Der er lidt systemproblemer i forhold til vores bogholder og MitID. Men det løser sig formodentligt inden længe. Der opleves en betydelig forbedring efter skiftet til PWC.
6. Legeplads
   • Vi igangsætter renovation af legepladsen, så den lever op til lovgivningen. Det forventes at der kommer lidt mere de kommende år hvorfor det også forventes at der kan komme udgifter til vedligehold igen næste år.
7. Mekaniker på Østergaardsvej
   • Der opleves gener med parkering og larm uden for normal arbejdstid på værkstedet på Østergaardsvej. Der er flere gange rettet henvendelse til ejeren af værkstedet. Hver gang nægter ejeren at det er ham. Vi opfordrer dem der oplever gener til at henvende sig til myndigheder hvis de oplever ulovligheder. Bestyrelsen har ikke mandat til at gøre mere.
8. Gebyr ejendomsmæglere
   • Det er næsten for omstændigt at opkræve og sende faktura på gebyr. Derfor lade vi være ind til videre.
9. Næste møde
   • Afholdes til efteråret. Vi planlægger dato når vi nærmer os.
10. Evt.
    • Intet at berette.

Referat Generalforsamling d. 18-03-24

Referent: Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a.
49 fremmødte inkl. bestyrelse.

1. Valg af dirigent
   Beslutningen blev:
   Michael Jensen blev valgt som dirigent. Og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt.
   
2. Bestyrelsens beretning
   Beslutningen blev:
   Formanden fremlagde bestyrelsens beretning.
   Beretningen blev godkendt med følgende kommentarer:
   Der blev stillede undrende spørgsmål til snerydningen. Bl.a. til at der opleves at der ryddes sne kl. 05 søndag morgen. Formanden fremviste en graf over prisen vi har givet for snerydning gennem de sidste 14 år. Grafen viser, at hvis vi skal have bedre snerydning skal vi betale mere for det.
   Der var flere kommentarer til hvordan der blev ryddet sne. Især at der bliver lavet dynger af sne foran indkørsler.
   Der blev også stillet spørgsmål til det nedskrevet beløb afsat til asfalt på sidste generalforsamling. Grunden til det at det blev billigere var at tilbuddet afgivet var for dyrt da man gennemgik området lidt mere grundigt.
   
3. Indkomne forslag:
   Forslag 1 – snerydning af stierne
   
   Forslag 1a: Grundejerforeningen betaler snerydning af stierne og dette udføres af EMJ & SSS som allerede varetager snerydning og saltning af vendepladserne. Der er modtaget et tilbud på kr. 1.125 inkl. moms pr. gang for snerydning og saltning. Der vil kun blive ryddet når der er sne.
   Forslag er stillet af Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a
   
   Beslutningen blev:
   At bestyrelsen tager imod tilbuddet for et år ad gangen og at der ikke saltes efter rydning pga.  sårbare hække og beplantning. Der undersøges om det er muligt at gruse i stedet og at der ved rydning ikke kastes for meget sne op ad hække.
   Ved afstemning blev afgivet 40 stemmer for og 36 imod og 2 blanke.
   
   Forslag 1b: Grundejerforeningen indkøber minitraktor med sneplov og saltspreder, som foreningens medlemmer i fællesskab finder en plan for, hvem der betjener. Købspris jf. tilbud er på kr. 236.250. Hertil kommer der et ukendt budget til salt, brændstof og service/vedligehold.
   Forslag er stillet af Jonas Thomsen, Hvedevej 13
   
   Beslutningen blev:
   At forslaget bortfalder.
   
   Forsalg 2 – flytning af blomsterchikaner på stierne
   
   Vi foreslår at de der blomsterchikaner på stierne flyttes så der kommer mere plads imellem – især dem mellem Rugvej og Hvedevej helt nede i bunden over mod Skovby Nygaard. De står for tæt så man næsten ikke kan komme rundt uden at ramme dem på cykel. Derudover forslår vi at beplantningen ændres til løgplanter, lyng eller timian for om sommeren kan man ikke gå og cykle forbi uden at blive ramt af marehalmen og de skærer.
   Forslag er stillet af Henrik og Jeannett, Rugvej 36
   
   Beslutningen blev:
   At forslaget deles op i to dele. Det ene om at øge afstanden mellem kummerne og det andet i forhold til beplantningen.
   Ved afstemning om at øge afstand blev afgivet 55 stemmer for.
   Ved afstemning om at ændre beplantningen blev afgivet 10 stemmer for og 30 imod og resten blanke.
   
4. Regnskab og budget / herunder fastsættelse af kontingent
   Beslutningen blev:
   Regnskab for 2023 blev godkendt med bemærkning om der beholdes 100.000,- som frie reserver. Budget for 2024 blev godkendt med flertal. Ingen stemte imod.
   Bestyrelsen har budgetteret med samme kontingent som tidligere. Kontingentet fastholdes på nuværende niveau.
   
5. Valg af bestyrelse
   Formand:
   Jonas blev valgt
   Næstformand:
   Tina blev valgt
   Bestyrelsesmedlemmer:
   Jesper, Jens Ole og Line blev valgt
   Suppleanter:
   Jannie og Allan Søgaard (Rugvej 1)
   
6. Valg af revisor
   Revisor for 2 år:
   Birgit blev genvalgt
   Revisor suppleant for 1 år:
   Lisbeth Nielsen (Havrevej 3)
   
7. Valg til eventuelle underudvalg
   Beslutningen blev:
   Legepladsudvalget blev udvidet med Rasmus (Havrevej 14) og Peter (Havrevej 16)
   Festudvalget blev udvidet med Karina (Havrevej 16)
   
8. Eventuelt
   Mekanikeren over for Rugvej bruger grundejerforeningens veje og pladser. Vi prøver lige at kontakte ham for at se om det ikke bliver bedre. Ellers opfordres det til selv at kontakte ham når man oplever problemer med parkerede biler i området.

Referat Generalforsamling d. 30-03-23
Referent: Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a.
36 fremmødte incl. bestyrelse.

1. Valg af dirigent
   Beslutningen blev:
   Janne blev valgt som dirigent. Og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt.
2. Bestyrelsens beretning
   Beslutningen blev:
   Formanden fremlagde bestyrelsens beretning.
   Beretningen blev godkendt med følgende kommentarer:
   Der blev fremsat ønske om markering af forpligtelserne omkring snerydning hos de enkelte parceller. Der vedlægges en seddel fra bestyrelsen ved omdeling af referat, beretning og regnskab.
   Beretningen blev godkendt.
    
3. Indkomne forslag:

Forslag 1:
Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a
Genetablering af græs på fodboldbane, 40.000,-

Græsset på fodboldbanen er så ujævnt, at det besværliggør træning og spil. Derfor søges der midler til at forbedre tilstanden. Som tillæg er der undersøgt mulighed for ny anlæggelse af underlag og græs, men dette er en for dyr løsning. Derfor arbejdes der på at tilføje muld og så græs.         

Beslutningen blev:
Ved afstemning blev afgivet 38 stemmer for og 6 imod.

Forslag 2:
Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a
Indkøb af enkelte træningsstativer til udendørs træning ved fodboldbanen, 40.000,-
Arealet ved transformatorstation mellem sti og trådhegn, kan bruges til enkelte udendørs træningsmaskiner. Det forslås at indkøbe enkelte stativer/maskiner til fri benyttelse under udendørs træning eller efter f.eks. løb.
Beslutningen blev:

Forslaget blev trukket af forslagsstiller efter en lille debat.

Forslag 3:
Henrik Piihl, Hvedevej 56
Først har jeg et spørgsmål til fremtidige investeringer, det fremgår ikke af indkaldelsen om der er budgetteret med udgifter i forhold til asfalt eller flisebelægning på vendepladser.

Hvilke udgifter er der budgetteret med i forhold til vendepladser?

Forslag, til punkt 4 fastsættelse af kontingent:

a) Hvis der ikke er budgetteret med udgifter ud over vedligehold, foreslår jeg at kontingentet halveres indtil der er tidsplan og buget for udgifter.
b) Hvis der ikke er en udførlig tidsplan og budget for arbejde der skal udføres på vendepladser, skal kontingentet reduceres så det afspejler de faktiske udgifter i foreningen.

Begrundelsen for forslagene er at det er en grundejerforening og kontingentet skal fastsættes ud fra udgifter eller budgetterede udgifter. Ikke en være en pengetank uden et formål.
Beslutningen blev:
Der ligger en plan om forbedring af vendepladserne vedtaget af tidligere generalforsamlinger. På grund af prisstigninger går der længere tid inden der er sparet op til den ønskede udbedring. Forslaget sendes derfor videre som ønske til punktet omkring fastsættelses af kontingent. Der var ikke modstand mod dette.

Forslag 4:
Karina Liboriussen, Havrevej 16
Jeg vil gerne belyse vigtigheden af at de pågældende husstande vedligeholder stierne, herunder snerydning, hækklipning, nedfaldsfrugt og ral/Jord, så stierne er farbare.
Som set på Facebooksiden, er der åbenbart forvirring om hvem der skal varetage denne opgave. Og at der bliver diskuteret hvad der gøres, hvis forholdene ikke overholdes, da det er til stor gene for brugerne af stierne.
Beslutningen blev:
Bestyrelsen går efter en høflig henstilling til de grundejere der ikke overholder f.eks. klipning af hække. Opgave ligger ved bestyrelsen. Både kommune og bestyrelse har påtaleret hvis deklarationen fra området ikke overholdes.

Forslag 5:
Martin Just Jensen, Hvedevej 42
I forbindelse med det nært forestående generalforsamling på torsdag d. 30 marts 2023, vil jeg gerne forslå at få lagt asfalt (pulver) på de opgravninger, der har været på diverse stikveje på Havrevej-rugvej- hvedevej. Den asfalt der er lagt i hullerne efter etablering af fjernvarme, er sunket mange steder så står en del vand når det har regnet og det ser heller ikke pænt ud. Håber i vil tage mit forslag op og forhåbentlig bliver det udbedret.
Beslutningen blev:
Der ligger et tilbud på ca. 220.000,- til pletvis udbedring af belægning på vendepladserne. Dette tilbud tages i brug som følge af denne beslutning. Beløbet tages fra belægningskontoen.
36 stemte for 2 stemte imod. 8 valgte ikke at stemme.

4. Regnskab og budget / herunder fastsættelse af kontingent
   Beslutningen blev:
   Regnskab for 2022 blev godkendt uden bemærkninger. Budget for 2023 blev godkendt med stort flertal. Ingen stemte imod.
   Bestyrelsen har budgetteret med samme kontingent som tidligere. Kontingentet fastholdes på nuværende niveau.
   
5. Valg af bestyrelse
   a) Næstformand
   Steen Ottzen blev genvalgt
   b) Kasserer
   Morten Sørensen blev genvalgt
   c) 2 suppleanter
   1. suppleant: Line Bjørnskov, Havrevej 25
   2. suppleant: Jannie Christensen, Havrevej 39
   
6. Valg af revisor
   a) Revisor for 2 år
   Hans Lindemann, Havrevej 13 blev genvalgt
   b) Revisor suppleant for 1 år
   Steffen Damsgaard, Havrevej 23 blev genvalgt
    
7. Valg til eventuelle underudvalg
   Beslutningen blev:
   Janne, Line, Jannie blev valgt til festudvalget. Der er fest d. 19/8
   
8. Eventuelt
   Husk der er bootcamp hver tirsdag efter påske.
   Der opleves at der køres for stærkt på vejene. Hermed en henstilling til at køre forsigtigt i området.