Kategori: Referater

Referat Generalforsamling Grundejerforeningen Østergaardsparken den 11. marts 2026
Ref: Jesper Frederiksen
Fremmødte 28 personer. Mulige stemmer 40 stk.

1. Valg af dirigent
   Birgit Madsen blev valgt.
   Generalforsamlingen er indkaldt rettidig.
2. Bestyrelsens beretning
   Formanden fremlagde bestyrelsens beretning.
   Beretningen blev godkendt.
3. Indkomne forslag:
   • a) Forslag omkring reetablering af asfalt og huller på vendepladser.
     Beslutningen blev at bestyrelsen bemyndiges til at foretage de nødvendige investeringer med op til kr. 150.000.
     Enstemmigt vedtaget
   • b) Forslag omkring snerydning af fortove:
     Beslutningen blev at fortove kommer med i snerydningen.
     Det blev bemærket at der i rydningen af vendepladser er steder der ikke bliver ryddet. Dette er dog ikke den generelle oplevelse. Derfor blev det aftalt at bestyrelsen kontakter entreprenør hvis det ikke retter sig alle steder ved næste snefald.
     Beslutningen blev enstemmigt vedtaget.
   • c) Forslag omkring genopretning af hjørner
     Forslaget blev vurderet som almindelige vedligehold og derfor noget bestyrelsen tager sig af.
   • d) Forslag om beskæring af hegn mellem vores grundejerforening og Skovby Nygaard
     Beslutningen blev at bestyrelsen bemyndiges til at beskære og løbende vedligeholde hegnet med passende interval og at udgiften indarbejdes i fremtidige budgetter.
     Det bemærkes at der skal ske opsamling af afklip så stien kan holdes.
     Det bemærkes også at beslutningen er afhængig af godkendelse fra Skovby Nygaard
     26 stk stemte for, 12 stemte imod.
   • e) Forslag om at fjerne plantekasser på stier
     Imod fjernelse 26 stk. For fjernelse 3 stk.
     Da beslutningen blev at plantekasser bliver
     Det bemærkes at gartneren sørger for at holde beplantning i kummerne.
4. Regnskab og budget / herunder fastsættelse af kontingent
   • Regnskab blev gennemgået og godkendt uden bemærkninger
   • Budget blev gennemgået og godkendt med følgende bemærkninger:
     Det bemærkes at der både er afsat midler til vedligeholdelse af brønd samt at der står kr. 100.000 på kloak konto. Således der samlet pr. år er kr. 125.000 til vedligeholdelse af kloak.
5. Valg af bestyrelse
   • a) Formand
     Jonas Thomsen modtager genvalg
     Jonas Thomsen blev valgt
   • b) 3 menige medlemmer
     • Jens Ole Hegelund og Line Bjørnskov modtager genvalg
     • Jens Ole Hegelund blev genvalgt.
     • Line Bjørnskov blev genvalgt.
     • Tekla Lund Jessen blev valgt.
   • c) 2 suppleanter
     • Gitte Hager, Hvedevej 30
     • Jesper Frederiksen, Havrevej 22a
6. Valg af revisor
   • Revisor for 2 år
     Birgit Madsen blev genvalgt.
   • Revisorsuppleant for 1 år
     Der kunne blandt de fremmødte ikke findes en revisorsuppleant.
7. Valg til eventuelle underudvalg
   Der var fra generalforsamlingens side ikke ønske om at oprette eller vedligeholde underudvalg. Ingen meldte sig.
8. Eventuelt
   Der opleves høje hastigheder på stikvejene og det henstilles til at man holder farten nede.

Tilstede: Jonas, Morten, Line, Jens Ole, Tina og Jesper

1. Godkendelses af ref. fra sidst
   • Godkendt.
2. Regnskab
   • Vi rykker PWC for en dato for regnskab og undersøger om der er mulighed for at finde et godt lokalt bogholderfirma der lidt bedre kan varetage vores behov for faste kontaktpersoner.
3. Generalforsamling
   • Hvem er på valg?
     • Næstformand og kasser.
     • Tina genopstiller.
     • Morten genopstiller.
     • Der skal vælges revisor og suppleant
     • Bestyrelsen stiller forslag om permanent ordning med rydning af både vendepladser og stier. Samt at bestyrelsen får mandat til løbende at justere ordningen.
     • Vi tager fat i Michael der var ordstyrer sidste år, for at hører om han vil være det igen.
   • Datoen bliver: 31/3-25
   • Dagsorden skal omdeles senest 16/3-25
   • Line omdeler.
   • Husk forslag skal stilles til formanden mindst 8 dage før dagsorden.
4. Vintervedligehold
   • Der er indkommet en del kommentarer på den enkelte snerydning vi har haft i denne vinterperiode. Bl.a. bliver der skrabet noget sne ind foran indkørslerne. Efter generalforsamlingen tager vi kontakt til EMJ-SSS for lige at høre om det kan gøres lidt anderledes.
   • Vi forventer at der vil komme enten forslag omkring emnet eller god debat til vores forslag.
5. Boldbane
   • Der er begået fejl i bestilling af entreprenør til at plane boldbanen ud. Der indhentes nyt tilbud.
6. Legeplads
   • Vi er lidt usikre på om der har været tjek af legepladsen i år. Tina undersøger og følger op.
7. Næste møde
   • 2/3-25 kl. 19.00 Stedet tilgår.
8. Evt.
   • Der blev drøftet lidt af hvert.

Referat Generalforsamling d. 31-03-25

Referent: Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a.
38 fremmødte inkl. bestyrelse.

1. Valg af dirigent
   Beslutningen blev:
   Michael Jensen blev valgt som dirigent. Og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt på trods af at regnskab ikke var udsendt rettidigt.
   
2. Bestyrelsens beretning
   Beslutningen blev:
   Formanden fremlagde bestyrelsens beretning.
   Beretningen blev godkendt med følgende kommentarer:
   Der opleves at vintervedligehold ikke er af en kvalitet som tidligere år. Bestyrelsen tager det med videre til entreprenøren.
   Der ønskes opmærksomhed på hækklipning efter reglerne.
   Der var ros til vintervedligehold af stierne. De var godt ryddet i år.
   
3. Indkomne forslag:
   • Evaluering og evt. gentagelse af snerydning på stierne.
     Axel Bøg Andersen, Hvedevej 8
     Beslutning blev: At punktet lægges sammen med punkt b.
   • Fortsat vinterrydning af stierne.
     Bestyrelsen foreslår at fortsætte den forsøgsordning der har kørt i 2024 ved at få stierne ryddet for sne, af den samme leverandør som rydder vendepladserne.
     Det foreslås endvidere, at ordningen fortsættes permanent, så den ikke skal til eksplicit godkendelse hver år.
     Jonas Thomsen, formand, Hvedevej 13
     Beslutningen blev: At forslaget sammenlagt med forsalg a blev godkendt enstemmigt.
   • Vi ser os nødsaget til igen at stille forslag i sin helhed som i 2020 – altså beskæring af hegn men også en vedligeholdelsesplan. 
     Forslaget blev taget med i referat 2020 og blev efterfølgende også beskåret- vi ryddede selv op. nu kan vi så konstatere, at der stadig ikke er en vedligeholdelsesplan her 5 år efter, og at det er nødvendigt, at vi igen stiller forslag – vi ønsker en plan, hvor der som i det øvrige kvarter tages hensyn til os der bor mod hegnet. For at forstå problematikken, ønsker vi også indsigt i, hvem der ordnede hegnet sidste gang, siden det nu igen er vokset til helt uhensigtsmæssig højde. 
     Helle og Lars Rud Andersen, Hvedevej 25
     Beslutningen blev: At der tages kontakt til grundejerforeningen i Skovby Nygaard omkring beskæring af hegnet til et lavere niveau og om der kan laves en længerevarende plan omkring pleje heraf.

4. Regnskab og budget / herunder fastsættelse af kontingent
   Beslutningen blev: Regnskab blev godkendt. Kontingent blev fastsat på nuværende niveau. Budget blev godkendt.
   
5. Valg af bestyrelse
   • Næstformand
     Tina blev genvalgt
   • Kasserer
     Morten blev genvalgt
   • 2 Suppleanter:
     1. Gitte, Hvedevej 30
     2. Rasmus, Havrevej 14
     
6. Valg af revisor
   • Revisor for 2 år
     Rene Stampe Degn, Havrevej 4 blev valgt.
   • Revisor suppleant for 1 år
     Michael Jensen, Hvedevej 22 blev valgt.
      
7. Valg til eventuelle underudvalg
   Beslutningen blev:
   Festudvalget holder pause i år.
   Legepladsudvalget: Rasmus, Havrevej 14
   
8. Eventuelt
   Der opleves at planter ved hjørner ved vendepladser godt kan tåle lidt opmærksomhed. Der opfordres til at kontakte bestyrelsen hvis man vil have gartneren til at kigge på noget i foreningen.
   

Tilstede: Jonas, Morten, Line, Jens Ole, Tina og Jesper

1. Godkendelses af ref. fra sidst
   • Godkendt.
2. Boldbane
   • Laves umiddelbart efter sommerfesten. Den spærres af indtil den kan bruges. Det forventes at tage et lille år. Kan bruges til næste sommerfest.
3. Beslutninger: Hvem? Hvordan? Hvor hurtigt?
   • Vi holder lige hinanden op på at svare på mails til hinanden inden for tre dage. Er der en der mener, at der skal holdes møde, indkaldes der til det over facetime eller flytte det til næstkommende bestyrelsesmøde.
4. Trekanter
   • Trekanterne er lidt misvedligeholdte. Vi får gartneren til at kigge på det. Jens Ole snakker med ham.
5. Kort gennemgang af økonomi
   • Der er lidt systemproblemer i forhold til vores bogholder og MitID. Men det løser sig formodentligt inden længe. Der opleves en betydelig forbedring efter skiftet til PWC.
6. Legeplads
   • Vi igangsætter renovation af legepladsen, så den lever op til lovgivningen. Det forventes at der kommer lidt mere de kommende år hvorfor det også forventes at der kan komme udgifter til vedligehold igen næste år.
7. Mekaniker på Østergaardsvej
   • Der opleves gener med parkering og larm uden for normal arbejdstid på værkstedet på Østergaardsvej. Der er flere gange rettet henvendelse til ejeren af værkstedet. Hver gang nægter ejeren at det er ham. Vi opfordrer dem der oplever gener til at henvende sig til myndigheder hvis de oplever ulovligheder. Bestyrelsen har ikke mandat til at gøre mere.
8. Gebyr ejendomsmæglere
   • Det er næsten for omstændigt at opkræve og sende faktura på gebyr. Derfor lade vi være ind til videre.
9. Næste møde
   • Afholdes til efteråret. Vi planlægger dato når vi nærmer os.
10. Evt.
    • Intet at berette.

Referat Generalforsamling d. 18-03-24

Referent: Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a.
49 fremmødte inkl. bestyrelse.

1. Valg af dirigent
   Beslutningen blev:
   Michael Jensen blev valgt som dirigent. Og konstaterede at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt.
   
2. Bestyrelsens beretning
   Beslutningen blev:
   Formanden fremlagde bestyrelsens beretning.
   Beretningen blev godkendt med følgende kommentarer:
   Der blev stillede undrende spørgsmål til snerydningen. Bl.a. til at der opleves at der ryddes sne kl. 05 søndag morgen. Formanden fremviste en graf over prisen vi har givet for snerydning gennem de sidste 14 år. Grafen viser, at hvis vi skal have bedre snerydning skal vi betale mere for det.
   Der var flere kommentarer til hvordan der blev ryddet sne. Især at der bliver lavet dynger af sne foran indkørsler.
   Der blev også stillet spørgsmål til det nedskrevet beløb afsat til asfalt på sidste generalforsamling. Grunden til det at det blev billigere var at tilbuddet afgivet var for dyrt da man gennemgik området lidt mere grundigt.
   
3. Indkomne forslag:
   Forslag 1 – snerydning af stierne
   
   Forslag 1a: Grundejerforeningen betaler snerydning af stierne og dette udføres af EMJ & SSS som allerede varetager snerydning og saltning af vendepladserne. Der er modtaget et tilbud på kr. 1.125 inkl. moms pr. gang for snerydning og saltning. Der vil kun blive ryddet når der er sne.
   Forslag er stillet af Jesper Arbo Frederiksen, Havrevej 22a
   
   Beslutningen blev:
   At bestyrelsen tager imod tilbuddet for et år ad gangen og at der ikke saltes efter rydning pga.  sårbare hække og beplantning. Der undersøges om det er muligt at gruse i stedet og at der ved rydning ikke kastes for meget sne op ad hække.
   Ved afstemning blev afgivet 40 stemmer for og 36 imod og 2 blanke.
   
   Forslag 1b: Grundejerforeningen indkøber minitraktor med sneplov og saltspreder, som foreningens medlemmer i fællesskab finder en plan for, hvem der betjener. Købspris jf. tilbud er på kr. 236.250. Hertil kommer der et ukendt budget til salt, brændstof og service/vedligehold.
   Forslag er stillet af Jonas Thomsen, Hvedevej 13
   
   Beslutningen blev:
   At forslaget bortfalder.
   
   Forsalg 2 – flytning af blomsterchikaner på stierne
   
   Vi foreslår at de der blomsterchikaner på stierne flyttes så der kommer mere plads imellem – især dem mellem Rugvej og Hvedevej helt nede i bunden over mod Skovby Nygaard. De står for tæt så man næsten ikke kan komme rundt uden at ramme dem på cykel. Derudover forslår vi at beplantningen ændres til løgplanter, lyng eller timian for om sommeren kan man ikke gå og cykle forbi uden at blive ramt af marehalmen og de skærer.
   Forslag er stillet af Henrik og Jeannett, Rugvej 36
   
   Beslutningen blev:
   At forslaget deles op i to dele. Det ene om at øge afstanden mellem kummerne og det andet i forhold til beplantningen.
   Ved afstemning om at øge afstand blev afgivet 55 stemmer for.
   Ved afstemning om at ændre beplantningen blev afgivet 10 stemmer for og 30 imod og resten blanke.
   
4. Regnskab og budget / herunder fastsættelse af kontingent
   Beslutningen blev:
   Regnskab for 2023 blev godkendt med bemærkning om der beholdes 100.000,- som frie reserver. Budget for 2024 blev godkendt med flertal. Ingen stemte imod.
   Bestyrelsen har budgetteret med samme kontingent som tidligere. Kontingentet fastholdes på nuværende niveau.
   
5. Valg af bestyrelse
   Formand:
   Jonas blev valgt
   Næstformand:
   Tina blev valgt
   Bestyrelsesmedlemmer:
   Jesper, Jens Ole og Line blev valgt
   Suppleanter:
   Jannie og Allan Søgaard (Rugvej 1)
   
6. Valg af revisor
   Revisor for 2 år:
   Birgit blev genvalgt
   Revisor suppleant for 1 år:
   Lisbeth Nielsen (Havrevej 3)
   
7. Valg til eventuelle underudvalg
   Beslutningen blev:
   Legepladsudvalget blev udvidet med Rasmus (Havrevej 14) og Peter (Havrevej 16)
   Festudvalget blev udvidet med Karina (Havrevej 16)
   
8. Eventuelt
   Mekanikeren over for Rugvej bruger grundejerforeningens veje og pladser. Vi prøver lige at kontakte ham for at se om det ikke bliver bedre. Ellers opfordres det til selv at kontakte ham når man oplever problemer med parkerede biler i området.